Комментарий: Советы для закрытия файлов и удалить их из файла

Мы говорили в течение последних недель о 16 отказоустойчивости советы по праву делопроизводством. Есть 18 отказоустойчивости советы во всем. У нас есть два отказоустойчивых советы левой говорить в целях завершения нашей дискуссии.

Области администрация области второй из пяти районов, входящих в состав каждой компании в мире. Первое направление, как вы помните это клиенты или клиенты, и вторая области управления. После того как мы закончим говорить о сфере управления, мы будем говорить о последних трех частей любого бизнеса, получить работу, выставления счетов и сбора счета.

Семнадцатый отказоустойчивости отзыв это система для закрытия файлов и их удаление из хранилища файл клиента. Я почти слышу стон коллективной! Вы, наверное, просят, это парень Wirken даже системы для закрытия файлов, как до жесткой Вы можете получить? Мой ответ: вы Betcha!

Если вы собираетесь управлять юридической фирмы "надлежащим образом, необходимо иметь общую систему, которая начинается отслеживания данных клиента, начиная с первоначальной формой контакта и заканчивая тем, что вы делаете с файла клиента после завершения задачи, которую были наняты делать. На следующей неделе мы будем говорить о системе для организации файлов, которые будут сохранены и в конечном счете уничтожены. Но, на этой неделе мы должны говорить о системе закрытия файлов и получить их из активной файловой системы, прежде чем мы можем говорить о системе для хранения файлов и в конечном итоге уничтожить их.

Самый лучший способ, чтобы говорить об этой системе для закрытия файлов и удалить их из системы хранения файла активного клиента можно просто задать Вам вопрос: как из большого хранилища вы хотите иметь?

Я занимаюсь на 34 лет. Верьте или нет, хотя я и тщательной, я не строка заставки! Я пытаюсь спасти то, что должно быть сохранено, но не испытывает угрызений совести качки, что я не нужен. Когда я остановиться и задуматься о огромный объем закрытых файлы я собрал на протяжении многих лет, это просто подавляющим. Помню первый раз, когда я понял, сколько бумаги я накопил в закрытых файлов, когда я оставил юридическую фирму я был с чуть более 14 лет.

В фирме клиента, который имел дело, что было в пещере на юго-западе штата Миссури. Наши закрытые файлы, хранящиеся в этой пещере. Я думаю, у нас 10 поддонов полный коробок, которые были примерно в четыре квадратных футов и уложены около 4 футов. О 50-процентов из тех ящиков, из моих клиентов. Помню, в начале 90-х я спросил, как того, действительно ли эти ящики могут быть уничтожены.

Я был на практике в то время 20 лет, и я уехала из этой фирмы в течение трех лет, и поэтому ответ громкое да. Это не вопрос о том, как эти файлы были сохранены, поскольку хранения был свободен. В следующий раз я столкнулась с этой дилеммой, когда я переехал из 34 юрист юридической фирмы, где я был одной из названных партнеров бутик практика 4 адвокатов.

Очень быстро неактивных файлов, начал брать на себя всю комнату файл, который был приблизительно 12 футов в ширину и 15 футов в длину, где мы платили эффективной ставке в размере 18,50 квадратный фут. Это $ 3330 в год для неактивных хранения файла - Yikes! Конечно, Вы можете увидеть, что происходит, и в любой активной юридической практике, вы постоянно открывает новые вопросы, и мы надеемся, закрытие вопросы Вы закончили, и необходимость держать на бумагу.

Это просто не имеет смысла давать всем закрытым файлам для клиентов, в частности, если это случится быть в течение 5 лет, когда клиент может претендовать против вас за халатности.

Вообще говоря, я нашел это намного лучше, что адвокаты сохранить файлы, и в конечном итоге уничтожить их, чем для клиента, чтобы сохранить файл, и кажется, никогда не сможет найти его снова. Довольно скоро начались активные файлы вытеснить неактивных файлов.

Это складское помещение стоить около $ 1200 в год. Это было для полностью завершена, голом бетоне комнату с бетонными стенами, полом и потолком и содержал единый лампочку.

Кажется, закрытые файлы, как кролики. Если вы делаете то, что вы должны делать, в конце концов файлы близких и закрытие файлов размножаться.

Когда я переехал из одного офиса в другой офис, стало ясно, неактивных файлов и закрытие файлов необходимо рассматривать в различных способа. Тогда мы смогли перенести все эти файлы в пещере в Канзас-Сити, которая стоила нам $ 50 в месяц для хранения. Очевидно, что $ 600 это гораздо лучше, чем $ 3000.

В конечном итоге все эти файлы были уничтожены, но подробнее об этом на следующей неделе. Поэтому я выложить всю эту информацию вам, что если вы делаете свою работу закрытые и файлы размножаться, а вместе с умножением повышается и стоимость, и, следовательно, увеличение накладных расходов.

Мы будем говорить позже об экономических вопросов, связанных с юридическими фирмами в категориях платежную сборы и плата за сбор, но вы должны понимать, что накладные расходы, влияние каждой из пяти областей, которые составляют любого бизнеса.

Если вы игнорируете накладных вопросам получения клиентами или в администрации не будет в бизнесе очень долго, или если вы находитесь, вы будете голодать.

В нашем офисе мы имеем систему, что, когда дело клиента, выплачивается в полном объеме, файл автоматически потянул и ответственного адвоката ли или не этот файл может быть закрыт. При закрытии файла с адвокатом, который несет ответственность за клиента должно быть указано, на передней панели папку с файлами в верхнем правом углу, что файл должен быть закрыт, дату, когда она в настоящее время закрыты, и подписи на тот факт, что он должен быть закрыт.

Кроме того, в центре файл на верху в большие цифры, год 5 лет вне необходимо разместить так, чтобы соответствующие лица будут знать, что файл ящик положить файл с тем чтобы она в конечном итоге может быть уничтожен. Как например, если файл был быть закрыт в тот день, когда вы читаете эту статью, вы должны написать слово закрыто в правом верхнем углу, то можно было бы написать 31 марта, и вы бы подвести черту под файл и в центре файл на верхнем вы бы положить 2009.

Ключом к этому отказоустойчивости отзыв администрации является иметь такого человека, как ваш бухгалтер быть человек, для осуществления закрытые и файловой системы. Кто знает лучше, когда клиенты законопроекта было уделено, что человек по поддержанию книг.

Кроме того, юристы должны быть обучены (удачи) о необходимости закрытия файлов так, что вы не затрачивая большие деньги за место, где вы храните файлы вашего клиента удобным для повседневного использования.

Это в прямом смысле поразительным, насколько быстро вы можете добавить картотеки и занимают много места, если вы не иметь некоторый тип системы для закрытия файлов и удалить их из активного клиента файловой системы.

Когда вы остановитесь и подумайте о том, что типичный кабинет файл теперь может стоить как $ 400, и пространство, которое он занимает в офисе может быть столько, сколько восемь квадратных футов в картотеке, а затем, когда вы добавляете в пространстве доступ к картотеке, он может занять столько, сколько 12 футов в картотеке.

Вы сможете увидеть, что когда вы начинаете выяснить, что ваш квадратных метров для активного пространства файлы будут, он становится дорогим.

Эта закрытая файловая система не то, что нужно подправить меморандум о, вы можете просто внедрения системы. Вы могли бы реально использовать эту статью как памятку. Для Вашей фирмы, выделить то, что он говорит здесь и внедрить систему, используя эту статью как памятку.

Секрет этого отказоустойчивости системы и других подобных систем, установить его, заставить ее работать, чтобы кто-то в фирму, ответственные за контроль, внедрение и убедившись, что система работает правильно.

Затем, периодически проверять систему, когда представится такая возможность. Я верю, что можно увидеть, что альтернатива с системами, отказоустойчивости представляет собой набор обстоятельств, которые в лучшем случае discombobulated, а в худшем дорого, дезорганизованы, и, возможно, даже хаотично.

На следующей неделе мы будем говорить о восемнадцатом отказоустойчивости отзыв который представляет собой систему для организации закрытых файлов, которые будут сохранены и в конечном счете уничтожены.

Если вы изучили статьи на следующей неделе, вы должны быть в состоянии начать в самом начале списка, который мы Вам в связи с отказоустойчивости советы и видно, как идет отказоустойчивости системы на все, от первого телефона вызов времени файл клиента, в конечном счете закрыт и разрушен.

Вы должны иметь возможность, как в вашем уме и на бумаге, взять типичный вопрос, который приходит в офис и буквально пройти через каждый шаг, что обычно происходит с этим часть клиентов предприятия, все время спросить себя, является ли или не вы система, которая делает вещи происходят, когда они происходят, и в том, как они должны случиться так, что ваша практика организуется, эффективным и экономичным, и в конечном итоге, высокий профессионализм.

Конечно, вы теперь знаете, что если вы сделаете это, вы сделаете ваши клиенты счастливы, и вы также знаете, что счастливые клиенты порождать дополнительных клиентов, что вы можете сделать счастливым.

Если вы еще не начались, приступать к работе! Найти один из этих отказоустойчивых систем, которые имеют смысл для вас и использовать статью как памятку о том, как вы собираетесь начать этот проект в вашем офисе.

Обратитесь к следующей неделе!

Джим Wirken это гражданский адвокат суда и председатель совета Wirken юридической группы в Канзас-Сити.